Компания НетКом Текнолоджи - Все об электронном документообороте

Дзвоніть безкоштовно ...


 

Програмні продукти (системи, підсистеми ...)

Послуги по впровадженню програмних продуктів

Ціни на програмні продукти і послуги

WEB проекти на основі програмниз продуктів від нашої компанії

Технічна підтримка програмних продуктів

Партнерський розділ

Про компанію, новивни, акції... На головну сторінкуНависали листа в компаніюТелеграм ...Схема ВЕБ серверуУкраїнською мовою...На русском языке...

"ДІЛО" | "Кадри" | "Партійний облік" | "eDocLib" | "EOS for SharePoint" | "Архівне діло" | "Карма" | Обладнання | Ліцензування


Опис системи "ДІЛО"
Функціональні можливості
Ефект від впровадження
Система "ДІЛО - для всіх:
  Керівникам
  Помічникам керівників
  Посадовим особам
  Службам документального забезпечення і архіваріусів
  Відділам контролю
  Секретарям
  Діловодам підрозділів
  ІТ-спеціалістам
  Всім співробітникам
Додаткові підсистеми до системи "ДІЛО":
  Діло - WEB
  Діло - Оповіщення й повідомлення
  Діло - Мобільні рішення
    Діло - iEOS (для планшетних пристроїв - iPad)
    Діло - Портфель керівника (для планшетних пристроїв - iPad)
    Діло - Арм керівника (для планшетних пристроїв - Windows 8-10)
    Діло - EOSmobile (Android)
    Діло - Мобільний кабінет (для мобільних пристроїв - Windows Mobile, Apple iPhone, iPad)
  Діло - АКПОД
  Діло - EOS Desktop Service
  Діло - Генератор звітів
  Діло - Інтернет приймальня
  Діло - Сервер Електронної Взаємодії (СЕВ)
  Діло - Керування бізнес процесами
  Діло - 1С Бухгалтерія
  Діло - Потоковий ввод документів
  Діло - Сканування
  Діло - Поточне сканування
  Діло - DB реорганізатор
  Діло - POST
  Діло - ЕЦП и шифрування
  Діло - Switch Users
  Діло - MS Office Outlook
Закачати систему "ДІЛО" і підсистеми
Технічні засоби для системи
Презентаційні матеріали
Документація по системі і підсистемам
ВЕБ-семінари
Розрахувати вартість проекту
Акції, які допомогають заощадити ваші кошти
Нове в версії системи:
  20.2.0
  19.6.0
  18.1.0
  17.2.4
  17.1.3
  17.1.0
  16.2.1
  15.7.0
  15.3.0
  14.2.0
  13.1.0
  12.2.1
  12.0.0
  11.0.5
  11.0.1
  8.10.0
  8.9.9
  8.9.7
  8.9.5
  8.9.0
  8.8.5
  8.8.3
  8.8.0
  8.6.0
  8.5.0
  8.0.9
Система "ДІЛО" - Функціональні можливості

1. Реєстрація докуметів
2. Робота з файлами (електронними документами)
3. Робота з дорученнями
4. Кабінети
5. Робота з проектами документів
6. Приймання й зовнішня розсилка документів
7. Рух документів всередині організації
8. Формування справ
9. Інформаційно-довідникова робота
10. Дистанційний доступ


 
1. Реєстрація документів

    Перш ніж приступати до роботи з документом, його необхідно ввести в систему, тобто зареєструвати. Реєструються, які надійшли ззовні, так і створені усередині організації документи: листа, накази, договори, звернення громадян та інше.

    При реєстрації формується реєстраційно-контрольна картка (РК), у яку заносяться відомості про документ, і система автоматично привласнює номер відповідно до заданого шаблону. РК містить повний набір метаданих і реквізитів, передбачених стандартами російського діловодства. ДО картки можуть бути прикріплені файли, що містять тексти або графічні образи самих документів.

    Для відображення відомчої або галузевої специфіки склад полів РК може бути розширений за рахунок створення додаткових реквізитів.

   Система дозволяє в автоматизованому режимі реєструвати передані по електронній пошті документи, у тому числі постачені електронному цифровим підписом (ЭЦП). Для документів, які готуються за допомогою MS Word і Excel, також реалізована спрощена процедура реєстрації прямо зі звичного для користувача середовища редактори.

   Для полегшення й прискорення процедури реєстрації використовуються наступні інструменти:

  • завдання автоматично заповнюваних значень реквізитів (за замовчуванням);
  • заповнення реквізитів шляхом вибору потрібного значення із заздалегідь настроєного довідника;
  • перелік найбільш часто використовуваних стандартних текстів;
  • установлення посилань на інші документи;
  • віднесення документа до тематичних рубрик і ін.

Наверх

 2. Робота з файлами (електронними документами). Сканування. Потокове сканування.

    До реєстраційної картки можуть прикріплюватися файли будь-яких форматів, що містять текст або графічні образи документів. Файли записуються в базу даних системи "ДІЛО" , що гарантує їх збереження, після чого вони можуть бути вилучені з локального комп'ютера користувача. При цьому система забезпечує повноцінну роботу з файлами: перегляд, редагування, видалення, підписання електронним цифровим підписом, розмежування прав доступу (як на рівні РК, так і самого електронного документа).

    Переведення документів із паперового в електронну форму

   Система надає можливість сканування й розпізнавання паперових документів прямо з інтерфейсу реєстраційної картки й автоматично прикріплює отримані файли до РК (Опція "Сканування").

   Для організацій з великим документопотоком реалізована можливість масового введення в систему паперових документів і розпізнавання їх електронних образів. Це значно скорочує працезатрати на введення інформації й створює передумови для переходу до електронного документообігу. (Опція "Потокове сканування").

   Технологія потокового сканування полягає в наступному. При реєстрації на документі (на першому або на окремому чистому аркуші) друкується призначуваний системою унікальний штрих-код. Він містить унікальний ідентифікаційний номер документа й правила його обробки

   У процесі сканування й розпізнавання система аналізує штрих-код і обробляє відскановані документи відповідно до зазначеної в ньому інформацією. Отримані в заданому форматі результати сканування автоматично прикріплюються до відповідних РК.

    Система надає можливість гнучкого настроювання параметрів потокового сканування:

  • розташування штрих-коду на документі або чистому аркуші паперу;
  • підтримка роботи із двостороннім сканером;
  • спосіб обробки (створення графічного зображення, текстового файлу або комбінований варіант);
  • формати зображення (TIFF, GIF, JPG, PNG), і розпізнавання (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);

    Починаючи з версії 8.9.7 з'явилася можливість печатки штрих-коду із РК документа на спеціальній стрічці користувачем, що мають доступ до функції "Печатка штрих-коду". Забезпечена можливість відкриття РК шляхом зчитування штрих-коду з оригіналу документа за допомогою ручного сканера. А також з'явилася можливість пошуку документів по штрих-коду.

     Для реалізації даної функції використовується програмне забезпечення компанії ABBYY - Finereader 6.0 або 7.0 Scripting Edition. Докладніше див. http://www.abbyy.ru

Наверх

 3. Робота з дорученнями (видача, виклнання і контроль)

    Система забезпечує роботу з декількома видами доручень:

  • резолюція - доручення, видаване вповноваженою посадовою особою на підставі документа;
  • пункт - доручення, що міститься в тексті самого документа, і не має конкретного автора;
  • підлегла резолюція - ставиться не до документа в цілому, а до його окремого пункту або резолюції; система дозволяє відстежити ієрархію резолюцій будь-якої складності незалежно від їхньої кількості;
  • проект резолюції - попередній варіант резолюції, що вимагає затвердження керівництвом.

     Керівники можуть водити доручення й автоматично розсилати їхнім виконавцям, делегуючи повноваження по контролю спеціально виділеним посадовим особам або відділам контролю. Система підтримує роботу з будь-якою кількістю доручень по документу, кожне з яких має своїх фігурантів (авторів, контролерів і виконавців). Таким чином, усім зацікавленим посадовим особам надаються ефективні інструменти для зручності контролю й виконання документів.

     Після введення доручень документи автоматично пересилаються виконавцям у їхніх робочі кабінети в системі "ДІЛО" посадова особа, що одержала документ, може або саме виконати його й увести в систему відповідний звіт, або своєю резолюцією направити документ далі - виконавцям більш низького рівня. 

    Для контрольних документів, по яких введено доручення, автоматично відслідковуються строки виконання, особливо виділяються контрольовані документи й документи з термінами, що закінчились. Система автоматично інформує користувача про порушення строку розгляду або виконання документів і дозволяє одержувати зведення про виконання контрольних документів. Контроль також може здійснюватися шляхом пошуку документів по реквізитах контрольних доручень

    Зняття з контролю відбувається після одержання підсумкового звіту від виконавця. Коли доручення зняте з контролю, відомості про нього автоматично видаляються з усіх робочих кабінетів системи.

Наверх

 4. Кабінети

    Система надає користувачеві "віртуальне робоче місце" - його особистий кабінет, що надає зручні засоби для роботи з документами: видачі, контролю й виконання доручень, візування й підписання проектів і ін.

    Кабінет являє собою набір папок, в які групуються документи, що були надіслані на ім'я посадової особи: прислані на візування або підписання,  очікують резолюції, що підлягають контролю, прийняті до виконання і т.д.

   Розподіл по папках кабінету дозволяє впорядковувати велику кількість документів, що перебувають у поточній роботі.

   Папки кабінета:

  • «Надіслані»
  • «На виконанні»
  • «На контролі»
  • «У керівництва»
  • «На розгляді»
  • «В діло»
  • «Керування проектами документів»
  • «На візуванні»
  • «На підпису».

    У системі передбачені розвинені засоби інформування власника кабінету про надходження в папки нових документів або зміні їх статусу.

    Завдяки зрозумілому й максимально наближеному до реальних завдань користувача інтерфейсу можна гранично просто визначити, з якими документами працює посадова особа й на якій стадії виконання вони перебувають. Як інтерфейс, так і набір доступних функцій можуть настроюватися індивідуально для кожного користувача системи.

    Наявність власних "робочих місць" співробітників дозволяє зручно організувати спільну роботу з документами великої кількості посадових осіб. Крім того, кабінет є також одним з ефективних засобів забезпечення безпеки конфіденційної інформації, завдяки можливості обмеження прав користувачів на доступ до нього.

   Інструментарій кабінету й принципи роботи в ньому повністю враховують прийняті діловодні технології, а також традиційний розподіл обов'язків і "ролей" учасників документообігу. Зокрема, у керівників і інших відповідальних посадових осіб є можливість передати частину своїх повноважень помічникам або секретаріату - наприклад, функцій видачі доручень, контролю над їхнім виконанням і ін. (також, як це найчастіше має місце в дійсності).

Наверх

  5. Робота з проектами документів

    Усі вихідні документи в процесі обробки проходять стадію проектів. Система підтримує повний цикл роботи із проектами: створення, редагування зі збереженням попередніх версій, узгодження й твердження (підписання) і, нарешті, реєстрація вихідного або внутрішнього документа, створеного на основі проекту.

    Для роботи із проектами використовується особливий тип реєстраційної картки, що містить набір спеціальних реквізитів.

    Виконавець, що створює проект документа, указує посадових осіб, що візують, підписують, а також маршрут руху проекту між ними (послідовне або паралельне).

    Посадові особи, яким спрямований документ, можуть ознайомитися з його змістом і внести корективи. Редагування може здійснюватися шляхом виправлення поточної версії, прикріплення до картки файлу із зауваженнями, а також шляхом створення нової версії проекту. Система підтримує роботу з необмеженою кількістю версій, що дозволяє зручно організувати колективну роботу із проектом, ефективно відслідковувати й упорядковувати створення різних його варіантів і, при необхідності, на будь-якій стадії процесу узгодження повернутися до попередньої редакції.

    У випадку, якщо посадова особа задоволена змістом проекту, вона може його завізувати або підписати в електронній формі, у тому числі із застосуванням персонального електронного цифрового підпису (ЕЦП). Статус проекту, що відбиває хід візування й підписання, автоматично обновляється й відображається на робочому місці виконавця.

   Пройшовши всі етапи процедури узгодження, затверджений проект стає вихідним або внутрішнім документом, який повинен бути зареєстрований у системі. Його реєстраційна картка автоматично створюється на основі РК проекту.

Наверх

 6. Приймання й зовнішня розсилка документів

    Сучасний рівень розвитку управлінських зв'язків і засобів комунікації веде до постійного збільшення обсягу службової переписки. У великих організаціях зі значним документообігом для її обробки спеціально створюються окремі підрозділи - експедиції. У зв'язку із цією важливою умовою створення ефективної системи документообігу є автоматизація функцій приймання - відправлення вхідних і вихідних документів, причому як в електронній, так і в паперовій формі.

    Для полегшення обробки документів, переданих по електронній пошті, система "ДІЛО" підтримує роботу з MАРІ - сумісними поштовими програмами, у т.ч. з MS Outlook. Користувачеві надаються наступні можливості:

  • приймання й відправлення документів по електронній пошті з інтерфейсу системи;
  • автоматизована реєстрація документів, що поступили;
  • підписання повідомлення, що відправляється, ЕЦП;
  • шифрування повідомлень із застосуванням засобів крипто захисту;
  • контроль над повідомленнями про реєстрацію документів (у системі "ДІЛО", установленої в організації - адресатові).

    Паперові документи можуть відправлятися поштою, кур'єром або фельд'єгерським зв'язком. Для організації відправлення великої кількості вихідних документів необхідно вести їх облік шляхом внесення в спеціальні реєстри, відповідно до яких здійснюється передача документів на відправлення (під розпис). При традиційній технології для цього використовуються встановлені форми реєстрів. По них документи розподіляються залежно від виду й вартості відправлення, категорії адресата й т.п.

   Система "ДІЛО" дозволяє значно полегшити й автоматизувати трудомісткий процес складання реєстрів.

   Всі підлягаючі відправленню вихідні документи, що мають зовнішнього адресата, автоматично поміщаються в окрему папку. Система настроюється на будь-яка кількість видів відправлення й категорій адресатів, а також призначених для них типів реєстрів.

   Співробітник експедиції або секретар може в електронній формі підготувати розсилання, використовуючи зручні інструменти сортування документів по реєстрах, сформувати вміст пакетів і роздрукувати готові реєстри й конверти.

    Система надає також зручний механізм пошуку по вмісту реєстрів, що дозволяє, при необхідності, швидко звертатися до відправленого раніше документа.

Наверх

 7. Рух документів всередині організації

    Крім зовнішнього розсилання документ у процесі роботи з ним може переміщатися усередині організації між різними посадовими особами (підрозділами). Автоматична передача документів по локальній мережі значно спрощує й прискорює обмін інформацією й взаємодія між співробітниками.

    Система дозволяє пересилати реєстраційну картку із прикріпленими до неї файлами в кабінет будь-якого співробітника. При цьому сама РК зберігається на сервері, а в папці кабінету відображається посилання у формі запису про документ. Таким чином, можна розіслати документ в усі підрозділи без його фізичного копіювання. При цьому видалення запису з кабінету не приводить до повного видалення РК.

    При традиційній технології діловодства документ звичайно передається між відповідальними виконавцями під розпис у спеціальному журналі. Для цього в системі передбачене ведення журналу передачі, де відзначається, ким і коли отриманий оригінал або копія документа. Там же вказується номер справи, у яку спрямований документ або факт його знищення.

    На підставі записів журналу передачі секретар може автоматично сформувати й роздрукувати реєстри передачі документа усередині організації (у т ч. по підрозділах). Крім того, існує можливість відбити в електронній формі масове ознайомлення посадових осіб з документом.

    Факт пересилання РК і передачі паперового оригіналу (копії) автоматично фіксується системою у відповідних журналах, що дозволяє оперативно відслідковувати всі переміщення документа усередині організації.

Наверх

  8. Формування справ

    Протягом поточного року виконані документи "списуються в справу", і, таким чином, формується архівний фонд організації. Система надає зручні кошти для організації зберігання як паперових, так і електронних документів (прикріплених до РК файлів).

    Функція "опис справ" забезпечує автоматизацію основних завдань оперативного зберігання документів і справ:

  • підтримка прийнятої в організації номенклатури справ;
  • механізм списання документа в справу;
  • перегляд переліку документів, списаних у справу;
  • підтримка роботи з багатотомними справами;
  • автоматичне перерахування сторінок у справі;
  • можливість відкрити й закрити справу для вступу в нього нових документів.

    Для полегшення роботи виконавців і співробітників служб ДОУ по правильному формуванню справ існує можливість попереднього списання документа в справу вже на стадії реєстрації або роботи з ним шляхом переміщення в спеціальну папку ("В діло"). Згодом, коли документ виконаний і робота з ним завершена, його не потрібно спеціально шукати в базі даних для напрямку в справу - досить скористатися зручним інструментом для групового списання в справу заздалегідь підготовлених для цього документів. 

    Система "ДІЛО" забезпечує основні функції роботи з архівом, але для більш глибокої роботи з ведення й обліку архівних справ створена окрема система "АРХІВНЕ ДІЛО". Для ефективної взаємодії двох систем реалізована можливість експорту - імпорту даних.

Наверх

  9. Інформаційно-довідникова робота

    Система надає широкі пошукові можливості для швидкого й зручного одержання будь-якої інформації, накопиченої й збереженої в базі даних. Вона дозволяє миттєво знаходити документи, доручення й проекти документів за значенням будь-яких реквізитів і їх довільній комбінації. Також можливий повнотекстовий пошук по змісту файлів, прикріплених до реєстраційних карток.

    Користувачам доступне створення пошукових запитів будь-якої складності і їх збереження для наступного багаторазового використання. Пошуковий запит може бути сформований як "з нуля", так і на основі раніше створеного шаблону. В одному запиті можуть сполучатися різні види пошуку: на точний збіг, по різних діапазонах значень і ін.

    Для зручності доступу відібрані в результаті пошуку документи можна зберігати в персональних папках користувачів або роздрукувати у вигляді переліку.

    Механізми рубрикації документів (віднесення до певної теми) і їх зв'язування між собою дозволяють швидко, точно й без додаткових зусиль знаходити всі документи по певній тематиці або питанні й при необхідності легко розбиратися в історії проблеми.

   Слід зазначити, що можливості пошуку документів для кожного користувача визначаються відповідно до настроєних для нього правами доступу до інформації. Наприклад, можна обмежити доступ до документів якої-небудь картотеки, групи або грифа таємності.

   У системі існують вбудовані інструменти для одержання формалізованих звітів, що надають повну інформацію про хід роботи з документами (на додаток до стандартного пошукового механізму).

   Ця функція дозволяє миттєво одержувати статистичні дані, що цікавлять керівництво, по документообігові відповідно до заданих параметрів. Система автоматично обробляє дані й представляє їх у вигляді готового документа у форматі Word з можливістю висновку на печатку засобами текстового редактора.

    Користувачам доступне одержання наступних звітних форм:

  • Відомості про документообіг.
  • Зведення про виконання.
  • Довідка-нагадування про виконання доручень.
  • Відомості про документообіг по кореспондентах і громадянам.
  • Відомості про роботу посадових осіб/підрозділів з документами.

    Отримана в такий спосіб інформація служить для оцінки ефективності роботи як усього управлінського апарата, так і конкретних посадових осіб (виконавців) і подальшого вживання заходів удосконалювання виконавської дисципліни.

    Можливість гнучкого настроювання параметрів для кожного звіту забезпечує максимальну точність і якість результатів пошуку й зручність роботи із системою.

Наверх

 10. Дистанційний доступ до даних і функцій

    У системі "ДІЛО" реалізований повноцінний web- інтерфейс доступу до всіх даних і функцій (Опція "ДІЛО -WEB"), що дозволяє працювати з документами через Internet\Intranet. Для успішної організації вилученої роботи досить web- браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (і вище) або повністю сумісного з ним програмного забезпечення.

    "ДІЛО-WEB" надає практично всі основні вищеописані функціональні можливості:

 

  • реєстрація документів (з автоматичним заповненням деяких полів РК );
  • реєстрація зв'язаних документів;
  • прикріплення файлів до РК;
  • завірення й перевірка ЭЦП прикріплених до РК файлів;
  • винесення резолюцій по документу й контроль виконання;
  • уведення звітів про виконання доручень;
  • робота в папках кабінету (перегляд документів, що зробили в кабінет);
  • узгодження (візування) і підписання проектів документів;
  • пошук документів і доручень за значеннями їх реквізитів;
  • повнотекстовий пошук документів;
  • використання різноманітних вбудованих пошукових запитів;
  • розмежування прав доступу до даних і функцій.

     Універсальний веб - доступ до всіх корпоративних документів і можливість ефективної віддаленої роботи з ними дозволяють системі "ДІЛО" стати повноцінною основою для формування єдиного інформаційного простору в організації будь-якого масштабу й рівня. Опція "ДІЛО-WEB" - необхідний розв'язок для підприємств із територіально розподіленою структурою. Завдяки новим можливостям, співробітники віддаленої філії, не спроможні підключитися до локальної мережі "основної компанії", стають рівноправними учасниками документообігу в рамках усього підприємства
 
    Активне використання дистанційного доступу створює передумови для збільшення мобільності персоналу. Керівники й фахівці, що перебувають поза офісом (у службових поїздках, відрядженнях і т.п. ), мають можливість брати участь у прийнятті рішень по документах, їх виконанні й контролі.

    Застосування веб - технологій дозволяє значно спростити архітектуру корпоративної системи документообігу, оскільки не вимагає установки на робочих місцях користувачів основного клієнтського додатка. Робота самих користувачів системи також спрощується, завдяки інтуїтивно зрозумілому й простому у використанні інтерфейсу


+380 (44) 209-4414, +380 (44) 209-4424 © NetCom Technology Company 1995-2021          ()